Marg Software में Sale Bill Modify कैसे करें – पूरी जानकारी
परिचय
Marg ERP एक लोकप्रिय अकाउंटिंग और इन्वेंट्री मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है, जिसे छोटे और मझोले व्यापारों की जरूरतों को ध्यान में रखते हुए डिजाइन किया गया है। इसका उपयोग दवा व्यापार, किराना स्टोर, डिस्ट्रिब्यूशन बिज़नेस, FMCG और अन्य सेक्टर्स में बड़े पैमाने पर होता है।
Marg में Sale Bill बनाना और Modify करना एक आम आवश्यकता है। कई बार ऐसा होता है कि Sale Bill जनरेट करने के बाद उसमें कुछ त्रुटियाँ रह जाती हैं, जैसे कि गलत quantity, rate, discount, item या customer selection आदि। ऐसे में बिल को दोबारा Modify करना जरूरी हो जाता है।
इस पोस्ट में हम विस्तार से जानेंगे कि Marg Software में Sale Bill को Modify कैसे किया जाता है।
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Sale Bill Modify करने के कारण
सबसे पहले, आइए जानें कि Sale Bill को Modify करने की जरूरत कब-कब पड़ सकती है:
1. गलत Quantity या Rate डाल देना
2. Customer का नाम या Address गलत होना
3. Discount या Tax गलत लग जाना
4. Item Selection में Error होना
5. Invoice Date या Payment Terms में बदलाव की आवश्यकता होना
6. Software Crash या Human Error के कारण बिल अधूरा रह जाना
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Prerequisite: User Rights & Backup
Sale Bill Modify करने से पहले कुछ बातों का ध्यान रखना जरूरी है:
आपके पास Admin Rights होने चाहिए, क्योंकि General Users के लिए Modify का ऑप्शन restricted हो सकता है।
हर बदलाव से पहले सॉफ़्टवेयर का Backup लेना जरूरी है, ताकि कोई भी गलती होने पर डाटा को Restore किया जा सके।
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Step-by-Step Process: Sale Bill Modify कैसे करें?
Step 1: Marg Software Open करें
सबसे पहले Marg Software लॉगिन करें।
Ensure करें कि आप Admin या Authorised User ID से लॉगिन कर रहे हैं।
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Step 2: Sale Option में जाएं
Main Menu से जाएं:
Transactions ➝ Sale ➝ Modify
जैसे ही आप ‘Modify’ पर क्लिक करेंगे, आपको सभी Sale Bills की List दिखाई देगी।
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Step 3: बिल सर्च करें
अब आपको जिस Sale Bill को Modify करना है, उसे खोजें। इसके लिए आप कई तरीके से सर्च कर सकते हैं:
Invoice Number
Customer Name
Bill Date
Amount Range
> Tip: Ctrl + F का उपयोग कर के सर्च को आसान बनाया जा सकता है।
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Step 4: बिल सिलेक्ट करें और Modify करें
बिल को Select करें और Enter दबाएं।
अब यह Bill Edit Mode में खुल जाएगा।
अब आप इसमें निम्नलिखित बदलाव कर सकते हैं:
a. Customer Name/Address बदलना:
F4 दबाकर Customer को Modify या Select करें।
b. Item Change/Update करना:
Item की Quantity, Rate या Discount को Edit करें।
नए Item को Add करने के लिए Down Arrow और फिर नया Item Code डालें।
c. Date या Payment Mode बदलना:
Bill Date को Top Line में जाकर बदलें।
Payment Terms (Cash/Credit) को F2 से Switch करें।
d. Taxation सुधारना:
Tax Wrong है तो F8 (Configuration) में जाकर GST Calculation को सही करें।
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Step 5: बिल Save करें
सभी जरूरी Changes के बाद:
Ctrl + W दबाकर Bill को Save करें।
Confirmation के लिए "Do You Want to Save the Changes?" का मैसेज आएगा — "Yes" से Confirm करें।
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Tips for Safe Modifications
हमेशा बिल Modify करते समय reason for change को नोट करें (Company के Records के लिए)।
Marg में कुछ कंपनियाँ Audit Trail चालू करती हैं, जिससे हर बदलाव का रिकॉर्ड सुरक्षित रहता है।
यदि आपने Tally Sync या GSTR-1 Export पहले कर दिया है, तो Modification के बाद उसे Re-Sync करना जरूरी होता है।
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Additional Features: Sale Bill Modify करते समय ध्यान देने योग्य बातें
1. Lock Bill Feature:
यदि कोई बिल लॉक किया गया है (Lock Date सेट है), तो पहले Admin से Unlock कराना होगा।
2. Batch & Expiry Update:
Pharma Businesses के लिए बहुत जरूरी है कि Batch Number और Expiry भी सही हो।
3. GST Impact:
कोई भी Bill Modify करने के बाद उसका GST पर असर हो सकता है, इसलिए GSTR-1/3B Filing से पहले double-check करें।
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Common Errors और उनके Solutions
Error Type Solution
"Bill Not Editable" Check करें कि bill lock तो नहीं है
"Insufficient Rights" Admin से User Rights में Allow कराएं
"Stock Mismatch Error" Item की Stock Availability चेक करें
"Data Not Saving After Changes" Backup लें और Software को Restart करें
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Conclusion
Marg Software में Sale Bill को Modify करना एक आसान लेकिन जिम्मेदारी भरा कार्य है। यह सुविधा आपके बिजनेस को Flexibility देती है, लेकिन इसके साथ कुछ सावधानियाँ भी जरूरी हैं।
मुख्य बातें संक्षेप में:
Sale ➝ Modify ➝ Bill सर्च ➝ Edit ➝ Save
Backup जरूर लें
GST और Reports को Sync करना ना भूलें
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FAQs: Marg Sale Bill Modify
Q1. क्या User भी Sale Bill Modify कर सकता है?
A: केवल तभी जब Admin ने उसे Modify Rights दिए हों।
Q2. अगर Bill Save नहीं हो रहा तो क्या करें?
A: Software Restart करें या Technical Support से संपर्क करें।
Q3. Modified Bill की History देख सकते हैं क्या?
A:
यदि Audit Trail चालू है, तो Marg में संशोधन की History Track की जा सकती है।